При импорте российских товаров в Беларусь требуется пакет документов, подтверждающий происхождение и качество продукции. При получении товара из РФ фирме предоставляют копию сертификата соответствия, выданного органом по сертификации РООС. Наличие копии сертификата, заверенной круглой печатью поставщика, обязательно для таможенного оформления товара, а также для получения белорусского сертификата.
Фирма-импортер оформляет заявку в орган по сертификации бытовой и промышленной продукции БелГИСС и предоставляет пакет документов: копию ТТН и копию российского сертификата соответствия, заверенную оригинальной печатью поставщика. После проверки документов и товара на складе фирмы выдается оригинал сертификата соответствия со степенями защиты и некоторое количество копий сертификата на бумаге с водяными знаками, заверенных оригинальной печатью БелГИСС. Эти копии в обязательном порядке передаются в пункты оптовой и розничной торговли для подтверждения происхождения товара и его качества. Услуги по исследованию товара и изготовлению сертификата и его копий оплачиваются фирмой-импортером. Количество копий варьируется от 30 до 100 в зависимости от количества импортируемого товара.
Изготовление дополнительных копий сертификата вызывает дополнительные расходы. Поэтому для любой фирмы важно учитывать, кому из клиентов (магазины, оптовые и мелкооптовые базы, ИП) выдавалась копия сертификата на определенный товар, чтобы копий хватило на все магазины и не пришлось заказывать дополнительные экземпляры. Срок действия сертификата и его копий ограничено 6 месяцами. По истечении срока сертификата фирма заказывает в БелГИСС новый сертификат и новый комплект копий. После получения сертификата фирма обязана передать всем магазинам, на реализации у которых имеется их товар, новую копию сертификата. Для этого также важен учет клиентов, получивших сертификаты.
В вопросе учета выданных сертификатов у фирмы имелся ряд проблем. Множество клиентов не единожды за срок действия сертификата заказывали у фирмы данный товар, и часто у некоторых клиентов скапливалось большое количество копий. Поэтому комплект копий сертификата у фирмы часто заканчивался до истечения срока сертификата и приходилось заказывать дополнительные экземпляры, что приводило к дополнительным расходам. Еще одна проблема возникала в тот момент, когда действие сертификата заканчивалось и нужно было заменить устаревшие копии на новые у всех клиентов фирмы. Учитывая то, что наименований товара у фирмы-импортера большое количество и практически на каждый обязательно получение сертификата, сложно отследить, какой именно товар отгружался конкретному клиенту и копии какого сертификата необходимо заменить, т.к. учет выданных сертификатов велся в бумажной форме и нерегулярно.
Для решения данных проблем была разработала база данных «Сертификаты». Ее использование решило все перечисленные выше проблемы. Разрабатываемая база данных создана в приложении Windows – Access (СУБД). Структура базы данных состоит из следующих объектов-таблиц, в которых хранится вся необходимая информация: «Клиенты», «Накладные», «Имеющиеся сертификаты». На рис. представлена схема данных проектируемой базы данных.
Рис. 1. Схема базы данных.
Для упрощения процесса учета и поиска данных о сертификатах и клиентах была разработана подчиненная форма «Выданные сертификаты». Она построена на основе запроса «Сертификаты», представленного на рис.
Рис. 2. Запрос «Сертификаты»
В форме «Выданные сертификаты» собраны сведения о дате, номере ТТН, данные о сертификате и клиенте (рис.).
Рис 12. Форма «Выданные сертификаты»
Выбор клиента осуществляется с помощью кнопок управления «Выбор клиента», а также с помощью поисковой системы, активизируемой кнопкой «Найти клиента».
Заполнение базы данных можно осуществлять как непосредственно в таблицах, так и в разработанной форме. Для защиты базы данных «Сертификаты» от несанкционированного доступа, искажения и удаления можно: установить пароли на открытие файлов БД; через настройки Сервис-Защита создать группы пользователей для работы с базой данных с различными уровнями доступа. Разработанная база данных «Сертификаты» позволит ее пользователям, владеющим навыками работы с Access, выполнять свою повседневную работу более эффективно и полно. Программное обеспечение для ее работы является стандартным, и поставляется с пакетом Microsoft Office. Установка дополнительных средств не требуется.
Галай Т.А., Пальтер М.Л., Белорусский национальный технический университет